Automatisoitavien kohteiden esittely

Kurob-hankkeessa toinen työpaketti: Robotit käytännössä edennyt ja esittelemme teille lyhyet kuvaukset ohjelmistorobottien toiminnasta.

Asikkala:

Laskut saapuvat ensin Provinciaan (kuntien omistama talous- ja henkilöstöhallintoyhtiö). Provincia tekee laskuille tarkastuksia (esim. onko oikea yritys). Sen jälkeen Provincian käsittelijä valitsee Raindance-järjestelmässä, kenelle Asikkalaan Raindance-järjestelmään lasku lähetetään. ​Robotti avaa ostolaskut jotka sille on ohjattu, tunnistaa mistä laskutyypistä on kyse ja toimii sen perusteella apunaan ohjaus-excelin säännöt. 

Asikkalassa tulee toimimaan kaksi eri nimistä robottia: Reijo ja Raija. Reijon tehtävänä on ostolaskujen tiliöinti ja Raijan tehtävä on hyväksyä laskut.

Hollola:

Päätarkoitus on verrata toteutuneen kiinteistöverotuksen tietojen vastaavuutta rakennus- ja huoneistorekisterin tietoon. Robotti siis vertaa verotustieto-exceliä verohallinnolta tulleeseen taulukkoon. Mikäli eroavaisuuksia löytyy niin robotti ottaa nämä ylös ja ilmoittaa asiasta ihmiskolleegalleen. 

Hämeenlinna:

Robotin tehtävänä on automatisoida lupakäsittelyn ulkoista laskutusta sitten, kun työ on lupakäsittelijän kannalta suoritettu ja valmis laskutukseen. Robotti tarkistaa viikoittain Trimblestä, mitä töitä voi laskuttaa, hakee lisätietoja lupapiste.fi –palvelusta, täydentää Kuntaxin asiakastietoja, antaa laskutuksen Sarastialle toimeksi ja arkistoi laskuaineiston rtf-muodossa. Jos oleellisia tietoja puuttuu, tai prosessissa kohdataan muita ongelmia, robotti keskeyttää niiden laskujen käsittelyn ja lähettää siitä tiedon ihmiselle.​

Alkuvaiheessa robotti käsittelee rakennuslupia. Robotin toimintaa voidaan myöhemmin laajentaa muihinkin lupiin, esimerkiksi kaivulupiin.

Janakkala:

Robotti hakee Daisystä viikoittain tarvittavat arkistoivat dokumentit. Sen jälkeen robotti käy jokaisen dokumentin rivi kerrallaan läpi, poimien niistä ne jotka arkistoidaan. Tämän jälkeen robotti ottaa näistä dokumenteista tarvittavat tiedot talteen sekä tallentaa dokumentin.​

Sitten robotti siirtyy Twebiin, johon robotti sitten tallentaa tallennetun dokumentin ja syöttää talteen otetut tiedot kenttiin, jotta dokumentti löydetään jatkossa arkistosta.

Jyväskylä:

Robotti käsittelee ensimmäisessä iteraatiossa vain koulujen Jälkkäri/Vertti-laskuja, jotka kierronohjaaja lähettää robotille. ​

Robotti avaa laskulistalta aiemmin käsittelemättömän laskun ja lukee xml-tiedostosta tarvittavat tiedot. Sen jälkeen robotti tiliöi ja laittaa laskun kiertoon ohjaus-excelin tietojen avulla.

Kokkola:

Robotin tehtävänä on tarkistaa ostolaskujen oikeellisuus tarkistus/ hyväksymiskierron jälkeen. ​

Robotti tarkistaa laskun pankkitilinumeron, summan ja alv-koodin Finvoice-verkkolaskuilta (joita on 85% kaikista ostolaskuista). Robotti jättää käsittelemättä skannatut laskut ja hyvityslaskut. ​

Robotti tekee tarkastukset laskuille U4 webissä (tehokkaampi ja virhekestävämpi robotille käyttää) ja siirtyy lopuksi Citrixin kautta U4 desktopiin (laskujen kommentointi ei onnistu webissä). Desktopissa robotti kommentoi äsken käsitellyt laskut.​

Nokia:

Robotti hakee ensin jokaisesta päiväkodista lapset, joiden sovittu hoitoaika on ylitetty. Tämän jälkeen tiedot toimitetaan hallintoon. Robotti vie niiden lapsien tiedot joiden hoitoaika on ylittynyt asiakastietojärjestelmään, jonka jälkeen lähetään uusi lasku ja ilmoitus asiakkaalle.

Pirkkala:

Robotti hakee ensin toimeksiannon Twebistä, jonka se on saanut laskennasta. Robotti avaa toimeksiannon ja tallentaa toimeksiannossa  liitteenä olleen dokumentin levylle.

Tämän jälkeen robotti kirjautuu esijärjestelmään. Robotti tarkistaa, mikäli virheitä löytyy ja jos niitä löytyy niin robotti ilmoittaa asiakirjan numeron ihmiselle, joka sitten käsittelee tehtävän loppuun.

Kun tarvittavat tiedot on saatu kirjattua esijärjestelmässä, niin uusi tiedosto tallennetaan levylle. Sitten robotti kirjautuu arkistointijärjestelmään ja arkistoi tiedoston oikeaan kansioon. Lopuksi se merkitsee toimeksiannon valmiiksi ja siirtyy seuraavaan.

Riihimäki:

Robotti lähettää henkilöstöluettelon mukaisesti  henkilöstölle sähköpostin, jossa on linkki työvuorotoiveiden Forms-lomakkeeseen. Työntekijä tallettaa työvuorotoiveet Formsiin. Robotti lukee ohjausexcelistä päivämäärän, johon mennessä toiveet tulee tallentaa. Kun päivämäärä on ohitettu, Robotti avaa Forms-excelin, kirjautuu Titaniaan, menee edelliselle suunnitellulle jaksolle, avaa seuraavan jakson ja tallentaa työyksiköittäin ja henkilöittäin työvuorotoiveet Titaniaan aikajärjestyksessä. Kun kaikki excelissä olevat rivit on käsitelty, robotti sulkee Titanian ja Forms-excelin ja lopettaa toimintansa. 

Uurainen:

Tehtävän omistaja ajaa robotille laskut ja käynnistää sen jälkeen tehtävän sähköpostipyynnöllä. Robotti aloittaa tehtävän suorittamisen, hakee ostolaskut ja avaa laskun sekä sen pdf:n.​

Robotti käy ensin läpi jokaisen Pro Economican kentän tabilla, jotta ohjelma antaa kentästä mahdolliset virheilmoitukset. Sen jälkeen tehdään perustarkistukset ja laskun mahdollinen muokkaus. Lopuksi robotti tiliöi ja kierrättää laskun.

YlöJärvi:

Tekoäly analysoi yksikkökohtaisesti historiadataa ja ennustaa tulevan ajanjakson päiväkohtaisen todennäköisyyden kuinka paljon lapsia on paikalla päiväkodissa. Tämä auttaa resurssisuunnittelussa eli kuinka paljon ja missä tarvitaan henkilöstöä tarvitaan.​

Robotti hakee henkilöstön resurssisuunnitelmat Titaniasta ja suunnitellut lasten määrät kertoimilla Päikystä. Robotti lisää tekoälyn tuoman lasten lukumäärän historiadatan perusteella antamaan lisäarvoa resurssisuunnitelman pohjaksi. ​

Tekoälyssä hyödynnetään koneoppimisalgoritmia, jonka opetusdatana haetaan Päikystä 2017-2019 toteutuneet tiedot. Ennustettavuutta arvioidaan olevan:​

•Viikko​

•Arkipäivä vs. pyhäpäivä (arkipyhät huomioitava)​

•Viikonpäivätieto (ma-ti..)​

•Lasten toteumatietojen poissaolomerkinnät (sairaus, suunniteltu poissaolo)

Kurob-hankkeeseen kuuluu kolmen kuukauden pilotointi vaihe, jonka jälkeen kunnat voivat päättää jatkavatko robotin käyttämistä tehtävissä. Osalle kunnista on tulossa toinenkin tehtävä vielä Kurob-hankkeen aikana.

Kiinnostuitko itse Ohjelmistorobotiikasta? Tuntuuko, että organsaatiostasi löytyy manuaalisia työtehtäviä, jotka laskevat työntekijöiden tuottavuutta ja työtyytyväisyyttä? Jos vastaus on edes ehkä, niin ota rohkeasti yhteyttä ja löydetään yhdessä ratkaisu.

info@mostdigital.fi

Kurob-hanke pähkinänkuoressa

Kurob-hankkeessa rakennetaan kuntien digitalisaation edistämiseen tähtäävä vaikuttavan yhteistyön verkostomainen toimintamalli. Sen tavoitteena on uudistaa mukana olevien kuntien työkulttuuria, toimintatapoja ja prosesseja hyödyntäen ohjelmistorobotiikkaa käytännön työtehtävissä. Lisäksi hankkeessa tuetaan digitaalista muutosjohtamista kuntasektorilla ja edistetään digitalisaatiota ja tietotyön automatisoitumista valmentamalla kuntien esimiehiä. Tietotyön automaatiolla voidaan myös edistää tiedolla johtamista parantamalla tietojohtamisen perustana olevan datan laatua.

Yksitoista kaupunkia ja kuntaa yhdistivät voimansa uudessa tietotyön robottiautomaatiota suunnittelevassa ja pilotoivassa Kunnille robotteja -hankkeessa (Kurob). Hanke käynnistyi maaliskuussa ja saa rahoitusta valtiovarainministeriön digitalisaation kannustinhankkeesta. Hanke päättyy helmikuussa 2021.

Hankkeessa mukana ovat Jyväskylän, Hämeenlinnan, Kokkolan, Nokian, Riihimäen ja Ylöjärven kaupungit sekä Asikkalan, Janakkalan, Hollolan, Pirkkalan ja Uuraisten kunnat. Mukana olevien kuntien tarkoituksena on kehittää digitalisaatio-osaamistaan vaihtamalla kokemuksia ja osaamista yhteisen hankkeen puitteissa.

Hankkeen etenemistä voi seurata verkkosivustolla www.kurob.fi.


Mukana olevien kuntien asukasmäärä on 8  % Suomen väkiluvusta. Kunnissa työskentelee yhteensä noin 22 000 työntekijää. 

Hankkeeseen voi tutustua koko kuntakentälle tarjottavassa Kurob-webinaarissa, jonka järjestämisajankohta on huhtikuussa 2020.


Hankkeessa mukana olevat kunnat:
Jyväskylän kaupunki, yhteyshenkilö: Salla Pykälämäki, erikoissuunnittelija, hankekoordinaattori
Hämeenlinnan kaupunki, yhteyshenkilö: Antero Paajanen, ICT-suunnittelupäällikkö
Kokkolan kaupunki, yhteyshenkilö: Jonne Sandberg, kehitysjohtaja
Nokian kaupunki, yhteyshenkilö: Lauri Vähätalo, tietohallintopäällikkö
Riihimäen kaupunki, yhteyshenkilö: Markku Anttila, ICT-kehittämispäällikkö
Ylöjärven kaupunki, yhteyshenkilö: Anna-Mari Luhta, laskentasuunnittelija
Asikkalan kunta, yhteyshenkilö: Aapo Pispa, talousjohtaja
Hollolan kunta, yhteyshenkilö: Vesa Huttunen, tietohallintopäällikkö
Janakkalan kunta, yhteyshenkilö: Tommi Suoranta, ICT-kehittämispäällikkö
Pirkkalan kunta, yhteyshenkilö: Jaakko Joensuu, kansliapäällikkö
Uuraisten kunta, yhteyshenkilö: Pasi Lievonen, talous- ja hallintopäällikkö

Hankkeen toteuttajakumppani
MOST Digital Oy, yhteyshenkilö: Tiia Mäkiranta, CFO, hankejohtaja